Với nhà cung cấp BPO, Hãy tập trung vào dịch vụ cốt lõi của bạn

Với nhà cung cấp BPO, Hãy tập trung vào dịch vụ cốt lõi của bạn

Các công ty đang làm việc với các đơn vị thuê ngoài cung cấp dịch vụ gia công (BPO) ngày càng nhiều hơn mỗi ngày. Chính xác điều này là gì? BPO là một phương pháp chi phí hiệu quả để các doanh nghiệp tận dụng lợi thế của các nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba nhằm thúc đẩy phát triển kinh doanh. Ngoài khả năng tiết kiệm chi phí, dịch vụ cũng có thể thu hẹp khoảng cách về nhân sự tinh hoa nhất định tại công ty. Đáng chú ý nhất, việc chuyển sang BPO cho phép doanh nghiệp sử dụng các nhân sự hiện có hiệu quả hơn - tăng năng suất tổng thể của các dịch vụ cốt lõi kinh doanh.

BPO có tiềm năng lớn mang tới lợi ích cho toàn bộ công ty và có thể được nhiều bộ phận khác nhau áp dụng, tuy nhiên dịch vụ này thường được sử dụng nhất cho các hoạt động tại văn phòng hoặc các nhiệm vụ cấp bách. Dịch vụ có thể bao gồm các nhiệm vụ chủ yếu về giấy tờ như môi giới vận chuyển, giao nhận hàng hóa và quản lý kho.

Sự thật là, không phải tất cả các doanh nghiệp đều có các nguồn lực cần thiết để quản lý tất cả các quy trình cần thiết. Ngày nay trên thị trường, người ta nhận thấy rõ tầm quan trọng của việc không ngừng thích ứng các quy trình chuỗi cung ứng với các công nghệ mới. Kỳ vọng của khách hàng và ngành tăng lên hàng năm, do đó, điều quan trọng là tập trung nguồn lực của bạn vào việc tối ưu hóa.

Ngoài ra, chi phí thuê ngoài của một số nghiệp vụ luôn thấp hơn so với chi vốn khi thuê, lập hội đồng, đào tạo và duy trì nhân viên nội bộ. Trong suốt thời gian đó, bạn sẽ giải tán đội ngũ của mình để tập trung thích nghi và tối ưu hóa quản lý chuỗi cung ứng.

Đối với các doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng, hậu cần và các lĩnh vực hoạt động, việc hợp tác với một BPO là một tài nguyên đặc biệt có giá trị. Điều này tạo ra nhiều thời gian hơn cho đội ngũ của bận để thực hiện các nhiệm vụ chuyên ngành hoặc các sáng kiến chiến lược cấp cao hơn trong vận hành.

Các nhà cung cấp BPO có thể được phân loại theo hai tùy chọn, tùy thuộc vào vị trí địa lý của họ

Các nhà cung cấp nước ngoài thường hợp tác tại quốc gia khác. Nhiều nhà cung cấp BPO ở nước ngoài có trụ sở tại châu Á, như Ấn Độ hoặc Philippines.

Các nhà cung cấp gần bờ thường ở các nước láng giềng của công ty, với chênh lệch múi giờ không quá nhiều. Ví dụ, một công ty ở Bắc Mỹ có thể hợp tác với nhà cung cấp BPO có trụ sở tại Mexico hoặc Canada. Ngoài ra còn có các BPO gần bờ có trụ sở tại Hoa Kỳ, phục vụ các doanh nghiệp Hoa Kỳ.

Chọn đúng nhà cung cấp BPO

Đương nhiên, việc lựa chọn một nhà cung cấp để hỗ trợ các nhu cầu kinh doanh là một nhiệm vụ đòi hỏi sự quan tâm đặc biệt. Sẽ rất lý tưởng nếu ta tiếp cận chính thức, theo cấu trúc khi phỏng vấn các công ty thuê ngoài cung cấp dịch vụ gia công tiềm năng.

Dưới đây là một vài bước chủ yếu cần thực hiện khi cân nhắc lựa chọn các nhà cung cấp BPO:

1. Xác định nhu cầu của bạn: Tương tự như kế hoạch kinh doanh, điều quan trọng là xác định mục tiêu, rủi ro và phạm vi tổng thể của bạn cho nhà cung cấp BPO tiềm năng. Cụ thể, bước này sẽ cần nhiều nguồn lực kinh doanh nhất để thực hiện, vì bước này yêu cầu tổng quan về toàn bộ quy trình kinh doanh của bạn.

2. Chuẩn bị một yêu cầu đề xuất (RFP): Tài liệu này tập hợp các đề xuất thông qua quy trình đấu thầu, được gửi đến các nhà cung cấp tiềm năng. Ngoài yêu cầu cơ bản về dịch vụ, hồ sơ phải bao gồm phác thảo chi tiết về hoạt động kinh doanh của bạn.

3. Đánh giá các đề xuất: Tại thời điểm này, bạn nên có một ý tưởng rõ ràng về những gì nhà cung cấp BPO sẽ có thể cung cấp cho bạn và cách doanh nghiệp của bạn có thể thay đổi thông qua cách làm việc với họ. Bạn cũng có thể đánh giá rủi ro và lợi ích từ danh sách rút gọn của BPO.

4. Đặt ra các giai đoạn cho nhà cung cấp: Chỉ sau khi bạn lựa chọn, quy trình chia thành nhiều giai đoạn cần phải được xử lý cẩn thận. Một kế hoạch chuyển đổi phù hợp sẽ là công cụ cho bạn trong quá trình chuyển đổi mô hình kinh doanh mới này (có thể tạo ra điều này khi phối hợp với nhà cung cấp BPO).

5. Giám sát hiệu suất: Đương nhiên, điều quan trọng là bạn có kế hoạch giám sát hiệu suất, để xác minh rằng doanh nghiệp đang thực sự thu lời khi hợp tác với một BPO. Sáu tháng đầu tiên là chỉ số hiệu suất chủ yếu có thể ước tính thành công chung của mối quan hệ đối tác này. Hãy tạo các số liệu rõ ràng về hiệu suất, bao gồm thu thập dữ liệu về độ chính xác, quay vòng hoặc khối lượng tài liệu được xử lý.

Các doanh nghiệp thuộc nhiều ngành đang tìm cách thực hiện tất cả khả năng có thể để đi trước đối thủ. Thành công của một doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng phụ thuộc rất nhiều vào cách thức xây dựng chuỗi cung ứng mạnh mẽ hiệu quả, đáp ứng nhờ sử dụng một mạng lưới các đối tác đáng tin cậy. Hãy làm việc với nhà cung cấp BPO để hợp lý hóa các quy trình của bạn và tập trung vào các hoạt động chuyên sâu có thể là lựa chọn phù hợp để đưa doanh nghiệp của bạn phát triển lên tầm vóc cao hơn.

Để tìm hiểu thêm về cách BPO có thể thúc đẩy chuỗi cung ứng của bạn, hãy liên hệ với các chuyên gia của chúng tôi ngay hôm nay.